Keberhasilan suatu proyek sangat bergantung pada perencanaan dan pemahaman tentang apa yang ingin dicapai. Untuk alasan inilah, business requirement document atau BRD dibutuhkan.
Business Requirement Document memiliki peran penting dalam membantu memastikan keselarasan proyek dengan tujuan bisnis. Namun sebelum membahas lebih jauh, apa sebenarnya business requirement document atau BRD ini?
Pengertian BRD atau Business Requirement Document
Business requirement document atau BRD adalah sebuah laporan atau dokumen yang merinci tujuan dan persyaratan suatu proyek bisnis baru.
BRD biasanya digunakan untuk menjelaskan kebutuhan bisnis serta hasil yang diharapkan dalam perjalanan proyek. Dokumen ini umumnya disusun di tahap awal proyek dan berperan sebagai referensi utama untuk semua pihak yang terlibat, baik itu business analyst, project manager, ataupun tim pengembang.
Apa Saja Isi dari Business Requirement Document?
Business Requirement Document (BRD) menggambarkan persyaratan dan kebutuhan suatu proyek bisnis. Biasanya, dokumen ini berisi hal-hal berikut ini:
1. Ringkasan atau Ulasan Proyek
Salah satu elemen utama dalam BRD adalah ulasan proyek. Ini mencakup ringkasan singkat tentang persyaratan dan tujuan proyek.
2. Pernyataan Kebutuhan
BRD juga berisi pernyataan kebutuhan yang mencakup aspek logistik dan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proyek. Pernyataan ini harus disertai dengan perhitungan yang mendukungnya.
3. Laporan Keuangan
Laporan keuangan membantu pemangku kepentingan dan pelaksana proyek memperkirakan dampak proyek pada neraca dan pendapatan perusahaan selama periode tertentu.
4. Jadwal, Timeline, dan Tenggat Waktu
Setiap fase proyek perlu dijelaskan secara rinci dalam BRD, termasuk jadwal, timeline, dan tenggat waktu yang ditetapkan. Penjelasan yang detail mengenai semua tahapan proyek membantu perusahaan dalam mengukur kinerja proyek dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memahami apa yang dibutuhkan dalam setiap fasenya.
5. Perkiraan Biaya dan Keuntungan
BRD juga harus mencakup perkiraan biaya dan keuntungan yang akan dihasilkan dalam proyek. Ini termasuk daftar rinci biaya, analisis biaya dan keuntungan, serta perhitungan penghematan biaya yang diharapkan dari pelaksanaan proyek.
Pentingnya Business Requirement Document
BRD dapat memberikan Critical to Quality (CTQ), yakni kualitas kunci yang harus terpenuhi. Dari sini, Anda bisa menghasilkan Voice of Customer (VOC) yang merupakan suara pelanggan yang berharga. Melalui pandangan bisnis, BRD menjelaskan bagaimana CTQ dan VOC dapat memberikan manfaat yang signifikan.
Selain itu, BRD juga memiliki peran penting dalam membedakan antara solusi bisnis dan solusi teknis proyek. Dengan demikian, semua pemangku kepentingan dapat memahami bagaimana solusi yang diajukan akan memenuhi kebutuhan bisnis dan pelanggan.
Contoh BRD atau Business Requirement Document
Business requirement document (BRD) dapat digunakan dalam berbagai jenis proyek. Berikut beberapa contoh penggunaan BRD:
1. Proyek Pengembangan Software
Dalam proyek pengembangan software, BRD berperan sebagai panduan utama. Dokumen ini menjelaskan persyaratan fungsional, arsitektur sistem, dan desain user interface. Di sini, tim pengembangan bisa memanfaatkan BRD sebagai referensi untuk membangun software, memastikan bahwa setiap fitur dan komponen sesuai dengan tujuan bisnis dan memenuhi kebutuhan pengguna.
2. Proyek Campaign Marketing
Dalam proyek campaign marketing, BRD membantu dalam mengidentifikasi tujuan kampanye, target audiens, saluran distribusi yang akan digunakan. Dengan BRD, tim dapat memastikan bahwa kampanye marketing berjalan sesuai dengan tujuan pemasaran yang telah ditetapkan.
3. Proyek Pengembangan Produk
Dalam proyek pengembangan produk, BRD berperan sebagai blueprint yang memberikan arah bagi tim pengembang untuk merancang, membangun, dan menguji produk. Dokumen ini memastikan bahwa produk yang dikembangkan memenuhi permintaan pasar dan tujuan bisnis perusahaan.
BRD bukan hanya sekadar dokumen, tetapi merupakan fondasi yang kuat dalam memandu proyek bisnis menuju kesuksesan. Dengan BRD yang disusun secara cermat, Anda dapat memastikan bahwa proyek-proyek yang dikerjakan selaras dengan tujuan bisnis secara keseluruhan.
