Saat terlibat dalam sebuah proyek pengembangan produk atau sistem, ada kalanya semua terlihat kabur. Tim mengalami kebingungan hingga gagal memahami persyaratan fungsional sistem atau produk. Situasi seperti ini sebenarnya bisa diminimalkan dengan Functional Requirement Document (FRD). Jika ingin menggali lebih dalam tentang apa itu FRD dan elemen-elemen penting di dalamnya, di sini Anda akan menemukan jawabannya.
Apa Itu FRD atau Functional Requirement Document?
Functional Requirement Document atau FRD adalah dokumen resmi yang merinci persyaratan fungsional yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Dokumen ini biasanya berfungsi sebagai kontrak antara klien dan pengembang untuk menentukan kemampuan produk yang diterima.
FRD menggambarkan perilaku yang diinginkan dari sebuah sistem dalam bentuk tugas, layanan, atau fungsi yang harus diwujudkan. Dokumen ini juga menjadi titik temu antara tim bisnis dan tim teknis untuk memastikan kebutuhan bisnis terpenuhi dalam pengembangan produk atau sistem.
Manfaat Functional Requirement Document
Dalam pengembangan produk atau sistem, Functional Requirement Document (FRD) membantu tim proyek dan pemangku kepentingan dengan beberapa macam cara. Berikut beberapa manfaat FRD:
1. Sumber persyaratan yang jelas
FRD memberi panduan yang jelas kepada semua orang yang terlibat dalam proyek, sehingga semua orang tahu apa yang harus dicapai.
2. Menghemat uang dan waktu
Dengan FRD yang baik, Anda dapat menghindari diskusi yang berulang-ulang dan terlalu memakan waktu. Hal ini dapat membantu mengurangi biaya dan waktu untuk menyelesaikan proyek.
3. Membuat proyek lebih mudah diprediksi
FRD yang rinci membantu tim mengestimasi waktu dan anggaran yang diperlukan dengan lebih akurat.
4. Identifikasi masalah awal
FRD yang baik membantu mengidentifikasi masalah pada tahap awal. Hal ini membuat masalah tersebut lebih mudah dan lebih murah untuk diperbaiki.
Elemen-elemen dalam Functional Requirement Document
FRD menguraikan elemen-elemen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Meski formatnya dapat bervariasi tergantung pada produk yang dibuat, terdapat beberapa elemen kunci yang hampir selalu ada dalam setiap FRD.
1. Informasi Umum
Bagian ini berisi latar belakang proyek, tujuan bisnis, asumsi, dan kendala yang dapat memengaruhi pengembangan produk. Selain itu, daftar kontak dari peserta proyek juga termasuk di sini, lengkap dengan peran, nama, dan jabatan. Terakhir, bagian ini juga merinci referensi dokumen yang digunakan sebagai sumber informasi dalam penyusunan FRD.
2. Functional Requirement
Bisa dibilang ini adalah bagian inti dari FRD. Persyaratan fungsional menjelaskan fungsionalitas esensial produk yang harus dipenuhi. Ini mencakup data requirement, seperti model data logis dan atribut. Selain itu, process requirement yang mendeskripsikan cara produk akan digunakan dan berinteraksi dengan data juga masuk dalam bagian ini.
3. Non-Functional Requirement
Bagian ini menjelaskan persyaratan non-fungsional yang memberikan batasan terhadap sistem, seperti keamanan berbasis peran, jejak audit, ketersediaan sistem, kinerja, kapasitas, ketahanan terhadap kegagalan, keandalan, pemulihan, dan retensi data. Setiap elemen ini menentukan bagaimana sistem akan beroperasi dan berinteraksi dengan pengguna.
4. Requirements Trace Ability Matrix
Matriks ini digunakan untuk melacak dan mengelola functional requirement sepanjang proyek. Ini mencantumkan setiap persyaratan dan nomor bagian yang terkait, serta mencerminkan status setiap persyaratan saat produk siap diuji.
5. Glosarium
Glosarium biasanya ditempatkan di akhir FRD dan berisi daftar istilah yang berkaitan dengan produk. Ini membantu memastikan pemahaman tentang istilah-istilah yang digunakan dalam dokumen.
Contoh FRD
FRD harus merinci persyaratan dengan jelas, sederhana, dan tidak ambigu. Berikut contoh functional requirement yang ditulis dengan baik:
- Sistem harus mengirimkan email konfirmasi setiap kali ada pesanan
- Sistem harus memungkinkan pengunjung untuk mendaftar newsletter dengan memasukkan alamat email mereka
- Sistem harus memungkinkan pengguna memverifikasi akun menggunakan nomor telepon mereka
Beda Functional Requirement Document dengan Business Requirement Document
Perbedaan antara BRD (Business Requirement Document) dan FRD (Functional Requirement Document ) terletak pada fokusnya. BRD lebih menekankan pada apa yang dibutuhkan oleh bisnis, sedangkan FRD lebih menekankan pada apa yang harus dilakukan oleh sistem.
Jadi, bisa disimpulkan bahwa BRD lebih berfokus pada gambaran besar, sementara FRD lebih berfokus pada detail-detail teknis tentang bagaimana sistem akan beroperasi dan fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh sistem tersebut. Dalam pengembangan sistem, kedua dokumen ini memiliki peran yang berbeda, di mana BRD menentukan tujuan bisnis dan kebutuhan tingkat tinggi, sedangkan FRD menguraikan persyaratan fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem untuk mencapai tujuan tersebut.
