Jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, project management dapat diartikan sebagai pengelolaan proyek. Bagaimana proses perencanaan sebuah proyek hingga eksekusi merupakan inti dari manajemen proyek.
Untuk mencapai goals yang telah ditetapkan, perusahaan harus bisa memanfaatkan sumber daya yang dimiliki sebaik mungkin. Baik proyek skala kecil atau besar, manajemen proyek juga tidak terlepas dari budgeting, perencanaan waktu dan tasking.
Manfaat Project Management
Setiap perusahaan mungkin memiliki caranya sendiri dalam mengelola sebuah proyek. Namun harus diakui, semua perusahaan menerapkan project management dalam bisnisnya. Manajemen proyek membawa perusahaan ke arah yang lebih baik. Dengan manajemen proyek, tujuan yang telah ditetapkan perusahaan juga jadi lebih jelas dan fokus.
Manfaat project management tidak terbatas pada hal di atas. Selain itu, manajemen proyek juga dapat membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja, menjaga agar jadwal dan anggaran dapat dikelola dengan baik, menciptakan proses yang berurutan dalam mengerjakan sebuah proyek, serta membantu perusahaan untuk mengurangi risiko yang mungkin bisa terjadi. Project management bahkan dapat membantu meningkatkan hubungan perusahaan dengan stakeholder.
Aspek Penting dalam Manajemen Proyek
Kelancaran sebuah proyek ditentukan oleh komitmen perusahaan dan bagaimana cara perusahaan mengelola proyek tersebut. Dalam pelaksanaan sebuah proyek, perusahaan juga perlu memperhatikan aspek penting dalam manajemen proyek itu sendiri. Berikut 10 aspek manajemen dalam project management.
1. Manajemen ruang lingkup (scope)
2. Manajemen integrasi (integration)
3. Manajemen biaya (cost)
4. Manajemen waktu (time)
5. Manajemen kualitas (quality)
6. Manajemen sumber daya (resource)
7. Manajemen pengadaan (procurement)
8. Manajemen komunikasi (communication)
9. Manajemen risiko (risk)
10. Manajemen stakeholder
Tahapan dalam Manajemen Proyek
Bagaimana manajemen proyek dijalankan itu penting. Sebagai panduan, berikut tahapan dalam manajemen proyek.
1. Permulaan (Initiating)
Tahapan ini dimaksudkan untuk lebih memahami proyek yang ingin dikerjakan. Ada beberapa variabel yang perlu ditentukan di tahap initiating. Beberapa diantaranya adalah tujuan proyek, ruang lingkup proyek, potensi risiko (risk appetite), budget, dan perkiraan durasi waktu pengerjaan.
Di tahap ini, perusahaan juga perlu memilih manajer proyek yang akan dipercaya untuk mengelola proyek yang akan dikerjakan.
2. Perencanaan (Planning)
Setelah menentukan variabel yang diperlukan, tahapan berikutnya adalah perencanaan atau planning. Di tahap ini, manajer proyek perlu membuat rencana terkait keseluruhan proyek. Mulai dari permulaan hingga akhir, semua harus direncanakan dengan lebih rinci.
Proses perencanaan ini melibatkan banyak pihak yang saling bertukar gagasan (brainstorming). Hasil dari brainstorming ini kemudian dikumpulkan dalam rumusan product roadmap.
3. Penerapan (Execution)
Rincian perencanaan telah dibuat. Selanjutnya, giliran penerapan atau eksekusinya. Selama penerapan, manajer proyek dan anggota timnya berpedoman pada rencana yang telah dibuat sebelumnya. Oleh karena itu, semua proses harus terus dipantau agar sesuai dengan target waktu dan anggaran biaya.
Selama proses penerapan, hal-hal tidak terduga bisa saja terjadi. Oleh karena itu, agar mampu mengatasi setiap permasalahan yang muncul, manajer proyek dan anggota timnya juga harus adaptif.
4. Pengawasan (Control and Monitoring)
Tahapan ini bertujuan untuk menilai dan mengukur kemajuan proyek. Kinerja tim juga dipantau. Agar proses monitoring lebih mudah, manajer proyek biasanya menggunakan key performance indicator (KPI).
Saat memantau, ada beberapa variabel penting yang perlu diperhatikan. Variabel tersebut meliputi tujuan proyek, kualitas hasil akhir, pelacakan upaya dan biaya, serta kinerja proyek.
5. Penutupan (Closing)
Proyek akan dinyatakan selesai jika keempat tahapan di atas berhasil dilewati. Penutupan sendiri harus dilakukan dengan hati-hati. Di samping itu, dokumen akhir sebagai bentuk laporan pelaksanaan project management juga perlu dilengkapi untuk kemudian diserahkan ke auditorial perusahaan.Kesuksesan sebuah proyek sangat bergantung pada bagaimana penerapan project management dalam prosesnya. Selama dijalankan dengan baik, hasil yang diperoleh juga tidak akan mengecewakan.
Dalam sebuah bisnis, setiap harta atau aktiva yang dimiliki dapat dikatakan sebagai aset. Sayangnya, banyak pebisnis yang tidak mahir dalam menjaga asetnya sehingga bisnis yang dijalankan memiliki banyak hambatan atau bahkan mengalami kerugian. Itu sebabnya, penerapan manajemen aset penting dilakukan untuk meminimalisir hal tersebut.
Pengertian Aset dalam Bisnis
Dalam Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No.16 tahun 2011, disebutkan bahwa aset adalah semua kekayaan yang dimiliki oleh seseorang atau perusahaan, baik itu yang berwujud maupun tidak berwujud, yang akan memberikan manfaat bagi seseorang atau perusahaan itu sendiri.
Sementara itu, menurut Standar Pelaporan Keuangan Internasional (IFRS), aset diartikan sebagai sumber daya yang dikendalikan oleh perusahaan sebagai hasil dari peristiwa masa lalu dan dari manfaat ekonomi masa depan yang diharapkan mengalir ke perusahaan.
Berdasarkan dua definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa aset adalah sumber daya yang dimiliki atau dikendalikan oleh individu atau perusahaan dengan harapan bisa menghasilkan arus kas di kemudian hari.
Ada beberapa contoh aset yang harus Anda ketahui, di antaranya:
- Aset lancar (current asset)
- Aset tidak lancar (non-current asset)
- Aset tetap (fixed asset)
- Aset tak berwujud (intangible asset)
- Investasi jangka panjang (long term investment)
Pengertian Manajemen Aset
Secara sederhana, manajemen aset dapat diartikan sebagai pengelolaan aset milik perorangan atau perusahaan dengan cara efektif guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Lebih lanjut lagi, beberapa ahli telah mendefinisikan manajemen aset sebagai berikut.
- Hariyono (2007)
Manajemen aset adalah proses untuk mengelola permintaan dan panduan pemindahan kepemilikan, serta penggunaan dan penjualan aset. Hal ini dilakukan untuk memanfaatkan potensi layanan, pengelolaan risiko, serta biaya seumur hidup dari suatu aset. - Gima Sugiama (2013)
Manajemen aset adalah ilmu dan seni untuk memandu pengelolaan kekayaan. Hal tersebut mencakup proses perencanaan kebutuhan aset, mendapatkan, melakukan, inventarisasi dan audit legalitas, memberi nilai, mengoperasikan, memelihara, memperbarui atau menghapus hingga mengalihkan aset secara efektif dan efisien.
Manfaat Manajemen Aset
Ada beberapa manfaat dari penerapan manajemen aset pada sebuah perusahaan, di antaranya:
- Menjaga nilai aset tetap tinggi
- Keamanan aset lebih terjamin
- Memastikan suatu aset menghasilkan keuntungan yang maksimal
- Memantau penyusutan nilai suatu aset
- Mempermudah proses penyusunan anggaran
- Status kepemilikan aset lebih jelas
- Membuat inventarisasi kekayaan dan masa pakai yang dimiliki dari suatu aset
- Penggunaan dan pemanfaatan aset lebih optimal
- Meminimalisir biaya yang dibutuhkan suatu aset, termasuk anggaran kerusakan maupun perawatan
- Sebagai acuan dalam pembuatan manajemen risiko
- Mencegah pembelian aset secara berlebihan
Siklus Manajemen Aset
Ketika melakukan manajemen aset, perusahaan harus mengikuti beberapa siklus agar proses pengelolaan aset bisa memberikan hasil yang maksimal.
Di bawah ini adalah siklus manajemen aset yang harus dilakukan perusahaan:
1. Merencanakan kebutuhan aset
Tahapan pertama dari manajemen aset adalah melakukan perencanaan. Pada tahap ini, manajemen aset akan bertugas menjelaskan kebutuhan aset tetap (fixed asset) perusahaan yang akan dikelola, baik pengelolaan jangka panjang maupun jangka pendek.
2. Pengadaan aset
Tahap berikutnya adalah pengadaan aset. Proses pengadaan bisa dilakukan sendiri oleh perusahaan atau meminta bantuan pihak ketiga yang menyediakan aset.
3. Inventarisasi aset
Pada tahap manajemen aset ini, perusahaan akan melakukan pendataan dan pencatatan aset berwujud (fixed asset) dan aset tak berwujud (intangible asset). Caranya dengan memberikan kode aset serta menuliskan keterangan mengenai suatu aset. Misalnya, lokasi aset, luas aset, harga perolehan aset, dan lain sebagainya.
4. Legal audit aset
Ini merupakan tahap audit atau pemeriksaan mengenai status kepemilikan aset, sistem dan prosedur pengadaaan, serta mencari solusi jika ada masalah hukum terkait aset.
5. Pengoperasian dan pengelolaan aset
Perusahaan akan melakukan pemeliharaan terhadap aset-aset yang dimiliki agar bisa tetap berfungsi secara optimal.
6. Penilaian aset
Seseorang ataupun perusahaan akan menentukan nilai asetnya. Hal ini dilakukan guna mengetahui dengan jelas berapa nilai kekayaan yang mereka miliki.
7. Penghapusan dan pengalihan aset
Jika suatu aset sudah tidak dapat dimanfaatkan lagi, perusahaan akan memutuskan untuk menghapus atau mengalihkan aset.
Itulah beberapa poin mengenai pentingnya manajemen aset bagi sebuah bisnis. Bersama dengan beberapa hal lainnya, bisnis akan dapat terus berjalan lancar jika menerapkan manajemen aset yang baik.
