Dalam rantai pasok perusahaan (supply chain), terdapat salah satu bagian yang tidak bisa dipisahkan, yaitu procurement. Procurement adalah bagian penting yang memiliki tugas dalam proses pengadaan. Wajar saja jika bagian procurement harus diisi oleh staf berkualitas dan berkompeten agar mampu menjalankan supply chain perusahaan dengan baik. Lantas, bagaimana proses procurement dan apa bedanya dengan purchasing? Yuk, cari tahu jawabannya dalam ulasan berikut.
Apa Itu Procurement?
Seperti yang sudah disinggung di awal, procurement adalah aktivitas pengadaan untuk memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan.
Aktivitas ini dimulai dari tahap analisis kebutuhan perusahaan, menentukan vendor atau supplier, negosiasi pembayaran, evaluasi pihak penyedia, sampai pencatatan aktivitas yang sudah dilakukan.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Pada dasarnya, procurement dan purchasing adalah dua hal yang berbeda. Meski begitu, masih ada yang menyamakan artikan keduanya. Agar tidak salah ataupun tertukar, di bawah ini adalah perbedaan antara procurement dan purchasing dari berbagai sisi.
1. Fokus utama
Perbedaan pertama dapat dilihat dari fokus utamanya. Procurement fokus pada keseluruhan nilai yang bisa didapatkan oleh perusahaan selama proses pengadaan. Sementara itu, purchasing lebih fokus kepada harga pesanan dan cara agar bisa menghematnya.
2. Cakupan prosesnya
Dari cakupan prosesnya, procurement jauh lebih luas jika dibandingkan dengan purchasing. Dimulai dari analisis kebutuhan perusahaan, penentuan supplier atau vendor, evaluasi, negosiasi, hingga pengarsipan dokumen.
Sementara itu, cakupan purchasing hanya sebatas pembelian barang atau jasa yang sudah ditetapkan.
3. Dari segi relasi
Perbedaan lainnya adalah dari segi relasi. Procurement mengharuskan pihak yang terlibat untuk terus menjalin relasi dengan supplier atau vendor setelah proses transaksi selesai. Sebaliknya, proses purchasing justru tidak mengharuskan tetap menjalin relasi setelah transaksi berakhir.
Jenis-jenis Procurement
Berdasarkan proses pengadaannya, di bawah ini adalah beberapa jenis procurement yang perlu diketahui:
1. Direct procurement (pengadaan langsung): Pengadaan barang atau jasa yang digunakan secara langsung dalam proses produksi perusahaan. Contoh barangnya adalah bahan baku mentah dan mesin produksi.
2. Indirect procurement (pengadaan tidak langsung): Pengadaan barang atau jasa yang tidak berkaitan langsung dengan produksi, misalnya ATK, layanan konsultasi, dan layanan marketing.
3. Service procurement: Pengadaan layanan yang berbasis ke sumber daya manusia (SDM), seperti layanan keamanan dan kebersihan, firma hukum, dan kontraktor individu.
4. Good procurement: Pengadaan barang fisik yang dapat berupa software, bahan baku mentah, dan perlengkapan kantor. Biasanya, pengadaan barang fisik ini mencakup direct dan indirect procurement.
Tahapan Procurement
Sejatinya, pengadaan barang atau jasa untuk kegiatan bisnis tidak bisa dilakukan dengan cepat. Justru sebaliknya, ada berbagai tahapan yang harus dijalani sebelum akhirnya membeli suatu barang atau jasa.
Tahapan procurement meliputi:
- Identifikasi barang atau jasa yang perusahaan butuhkan.
- Pengajuan purchase request ke perusahaan. Purchase request sendiri adalah dokumen permohonan pembelian barang atau jasa).
- Pencarian dan pemilihan vendor/supplier.
- Negosiasi harga.
- Pembuatan purchase order (PO), yaitu dokumen berisi daftar barang atau jasa yang dibeli yang ditujukan langsung ke kepada supplier atau vendor.
- Penerimaan dan pengecekan kesesuaian barang yang diterima.
- Melakukan three-way matching untuk memastikan kesesuaian barang atau jasa yang dibeli sebelum melakukan pembayaran
- Pembayaran.
- Pencatatan seluruh riwayat proses procurement
Perlu diingat, tahapan procurement yang sudah disebutkan di atas bisa bervariasi di setiap perusahaan. Namun, kesembilan tahap yang sudah disebutkan tadi yang paling banyak dilakukan di perusahaan-perusahaan.
Demikianlah ulasan mengenai lengkap procurement sekaligus perbedaannya dengan purchasing. Apakah usaha atau bisnis Anda sudah memiliki bagian procurement yang berkompeten untuk mendukung operasional perusahaan?
