Business continuity plan merupakan suatu prosedur atau instruksi yang harus dilakukan sebuah perusahaan apabila terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti bencana, kebakaran, banjir, atau bahkan serangan siber. Hal yang tidak diinginkan seperti itu bisa datang kapan saja sehingga perlu suatu cara yang tepat untuk menanganinya.
Setiap insiden itu unik dan bisa muncul melalui cara-cara yang tidak terduga. Di sinilah business continuity plan akan mengambil peran untuk mengatasi hal tersebut.
Agar perusahaan Anda tetap bisa berjalan walaupun di tengah insiden atau bencana, Anda perlu memiliki sebuah rencana yang terkini dan teruji. Dengan tidak adanya rencana tersebut, tidak hanya berarti perusahaan Anda yang akan membutuhkan waktu lebih lama dari yang diperlukan untuk pulih dari insiden atau bencana, dampak buruknya bisa saja perusahaan berujung gulung tikar.
Apa Itu Business Continuity Plan?
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, business continuity plan mengacu pada cara mempertahankan atau melanjutkan bisnis dengan cepat jika terjadi insiden. Business continuity plan menguraikan prosedur dan instruksi yang harus diikuti perusahaan jika hal yang tidak diinginkan terjadi. Hal-hal seperti proses bisnis, aset, sumber daya manusia, mitra bisnis, dan lainnya harus bisa dilindungi.
Banyak orang berpikir bahwa business continuity plan sama dengan disaster recovery plan. Disaster recovery plan memiliki fokus pada pemulihan infrastruktur IT setelah krisis. Disaster recovery plan sebenarnya hanya satu bagian dari sebuah business continuity plan yang lengkap.
Apakah Anda sudah memiliki rencana untuk divisi human resources (HR), manufaktur, atau sales untuk tetap berfungsi dengan semestinya jika suatu saat terjadi bencana? Sebagai contoh, jika gedung yang menampung divisi customer service Anda mengalami kebakaran, tahukah Anda bagaimana mereka bisa tetap menerima panggilan konsumen? Apakah mereka akan bekerja dari rumah untuk sementara atau dari lokasi alternatif? Business continuity plan membahas permasalahan-permasalahan seperti ini.
Mengapa Business Continuity Plan Penting?
Entah Anda sedang menjalankan sebuah bisnis yang kecil atau besar, Anda jelas ingin terus berusaha untuk tetap kompetitif. Sangat penting untuk mempertahankan konsumen saat ini sambil meningkatkan basis konsumen baru. Tidak ada ujian yang lebih baik dari kemampuan Anda untuk bangkit dengan cepat dari sebuah insiden.
Memulihkan infrastruktur IT adalah hal yang sangat penting bagi sebagian besar perusahaan sehingga banyak solusi pemulihan bencana untuk hal itu. Anda dapat mengandalkan divisi IT untuk mengimplementasikan solusi tersebut. Namun, bagaimana dengan sisa fungsi bisnis Anda yang lainnya? Mampu menangani insiden apa pun secara efektif dapat berdampak positif pada reputasi dan nilai pasar perusahaan Anda, serta dapat meningkatkan kepercayaan konsumen.
Sebuah perusahaan yang baik harus memahami proses dalam bisnis dan dampak dari hilangnya proses ini dari waktu ke waktu. Kerugian dari suatu insiden atau bencana bisa dapat berupa keuangan, hukum, reputasi, dan peraturan. Bahkan, jika gagal bangkit dari suatu insiden, dampak terburuknya bisa saja pencabutan “lisensi untuk beroperasi” oleh regulator. Ini dapat memengaruhi nilai pasar dan kepercayaan konsumen menjadi negatif.
Langkah-langkah Membuat Business Continuity Plan yang Efektif
Jika perusahaan Anda belum memiliki business continuity plan, mulailah dengan menilai proses bisnis dari perusahaan Anda. Tentukan area mana yang rentan dan potensi kerugiannya jika proses tersebut terhenti selama sehari, beberapa hari, atau seminggu. Inilah yang bisa disebut dengan business continuity plan. Selanjutnya, kembangkan rencana tersebut dengan melibatkan enam langkah umum berikut ini.
- Mengidentifikasi ruang lingkup rencana.
- Identifikasi area bisnis utama.
- Mengidentifikasi fungsi kritis.
- Mengidentifikasi ketergantungan antara berbagai area bisnis dan fungsi.
- Tentukan waktu henti yang dapat diterima untuk setiap fungsi kritis.
- Buat rencana untuk mempertahankan operasi bisnis.
Salah satu alat dari business continuity plan yang umum adalah daftar periksa yang mencakup persediaan dan peralatan, lokasi pencadangan data dan situs pencadangan di mana rencana tersebut siap dipakai sewaktu-waktu. Lalu, Anda juga perlu menentukan siapa yang memegang kontrol dari rencana tersebut dan informasi kontak.
Saat Anda membuat business continuity plan, penting juga untuk mewawancarai karyawan yang pernah melewati insiden atau bencana di perusahaan mereka sebelumnya. Orang-orang pada umumnya suka berbagi tentang pengalaman mereka dan langkah-langkah yang terbukti ampuh dalam menyelamatkan bisnis. Wawasan mereka sangat berharga dalam membantu Anda dalam menyusun business continuity plan yang solid.
