Tidak ada yang pasti dalam dunia bisnis. Jika saat ini bisnis mungkin sedang bagus dan berjalan sesuai dengan rencana, belum tentu besok hal serupa akan terjadi atau tidak. Untuk alasan inilah, contingency plan dibutuhkan.
Apa Itu Contingency Plan?
Istilah contingency plan sebenarnya berasal dari bahasa Inggris yang jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia menjadi “rencana cadangan”. Beberapa orang juga ada yang menyebutnya “rencana B” atau “rencana darurat”.
Sesuai dengan namanya, contingency plan baru akan dieksekusi jika rencana utama tidak berhasil. Contingency plan sendiri diciptakan untuk merespons kondisi buruk yang berpotensi merusak citra bisnis atau brand.
Manfaat Contingency Plan Bagi Perusahaan
Ada alasan kenapa perusahaan perlu memiliki contingency plan. Selain sebagai persiapan untuk merespons kejadian buruk, contingency plan juga memiliki beberapa manfaat lain sebagai berikut.
- Mendorong perusahaan untuk lebih peka terhadap kekurangan, menganalisisnya, kemudian memanfaatkan kelebihan yang ada sebagai nilai tambah
- Jika kejadian buruk yang diperkirakan benar-benar terjadi, perusahaan dapat meminimalisir dampak buruknya dan menghindari skenario terburuk
- Dengan memiliki contingency plan, kepanikan yang dialami karyawan, shareholder, dan tim manajemen bisa diredam
- Perusahaan yang memiliki contingency plan akan dinilai lebih profesional dan dapat dipercaya
Tips Menyusun Contingency Plan
Beda perusahaan, beda juga karakternya. Oleh karena itu, contingency plan perusahaan A belum tentu cocok untuk perusahaan B. Itulah kenapa perusahaan harus menyusun contingency plan mereka sendiri. Sebagai panduan, berikut tips menyusun contingency plan untuk perusahaan.
1. Mengidentifikasi dan memprioritaskan resource
Langkah pertama dalam membuat contingency plan adalah mengidentifikasi sumber daya apa saja yang dimiliki perusahaan, khususnya sumber daya yang sifatnya krusial. Sumber daya yang dimaksud di sini bisa berupa tim, peralatan ataupun fasilitas lain yang dimiliki. Setelah itu, buat skala prioritas terkait sumber daya yang ada.
2. Temukan risiko paling utama
Risiko apa yang paling mungkin terjadi? Risiko inilah yang nantinya harus diwaspadai. Setelah itu, buat skenario yang mungkin bisa terjadi. Contingency plan nantinya bisa mulai dibuat dari sini.
3. Buat draft
Untuk risiko-risiko yang dapat dan sudah diidentifikasi, buatlah draft contingency plan berdasarkan risiko-risiko tersebut. Anda bisa mulai dari yang paling penting dan punya pengaruh besar bagi bisnis. Saat membuat draft contingency plan, pikirkan semua hal yang harus dilakukan untuk menormalisasi perusahaan.
4. Bagikan draft kepada pihak-pihak terkait
Contingency plan dibuat bukan hanya untuk diri sendiri. Oleh karena itu, rencana tersebut harus dibagikan kepada pihak-pihak terkait. Pastikan juga bahwa setiap individu yang dilibatkan paham dengan perannya masing-masing. Jika diperlukan, beri pelatihan kepada setiap individu.
5. Uji coba contingency plan
Setelah contingency plan selesai dibuat, jangan lupa untuk diuji coba. Lakukan saja uji coba yang bersifat hemat biaya. Selama proses uji coba, mungkin akan ada beberapa area yang perlu mendapat perbaikan. Area tersebutlah yang kemudian harus dievaluasi.
6. Evaluasi contingency plan
Contingency plan bukanlah rencana sekali jadi. Perlu diingat bahwa dunia ini terus berjalan dan mengalami perubahan. Dengan demikian, tidak ada satu rencana yang akan berhasil seterusnya. Inilah pentingnya mengevaluasi dan memperbaiki contingency plan secara berkala.
Contingency plan merupakan salah satu bentuk dari manajemen risiko. Keberadaannya membantu perusahaan untuk meminimalisir risiko yang mungkin bisa terjadi dan mempersiapkan diri agar mampu merespons situasi tersebut dengan cara yang lebih baik. Tidak hanya itu, contingency plan juga membantu perusahaan agar bisa terhindar dari skenario terburuk.
